Naleving voor statutaire zetel

Abstract

bedrijven hebben een mandaat om een kantoor te laten registreren bij de overheid. Dit is niet het kantooradres en hoeft niet het hoofdkantoor te zijn. Documenten moeten op deze locatie worden bewaard en briefhoofden moeten dit adres bevatten. De naam en het geregistreerde adres moeten buiten elke vestigingsplaats van het bedrijf worden geschilderd of aangebracht. Deze vereiste is moeilijk voor startups die vanuit gedeelde ruimtes werken.

• Het is niet uw kantooradres

Het kantoor van een bedrijf kan al dan niet het geregistreerde adres zijn. Als je drie cirkels tekent, één voor de overheid, één voor klanten en één intern, ligt de statutaire zetel op de grens van overheid en klanten. In de klantenkring wordt de maatschappelijke zetel overschaduwd door een bedrijfs- of regiokantoor. Hoewel het wettelijk verplicht is om een statutaire zetel te hebben, is het niet nodig om daar alle of zelfs maar enige activiteit uit te oefenen.

Bovendien zou de Winkel- en Vestigingswet niet van toepassing zijn, tenzij er een daadwerkelijk kantoor is waar werknemers werken of waar er walk-ins zijn, en zou het ook niet als een commerciële vestiging worden beschouwd. Dit is voor gevallen waarin het meeste werk virtueel is of via gedistribueerde teams.

• Nieuwe eisen

De minister van Financiën heeft het onlangs verplicht gesteld voor organisaties om een geverifieerde statutaire zetel te hebben. Dit is geen nieuwe vereiste. 1 Een statutaire zetel is verplicht onder de Companies Act van 2013. Dit was ook het geval onder de Companies Act van 1956. De bestaande vereiste was om de Registrar of Companies (RoC) binnen 30 dagen na oprichting op de hoogte te stellen van het geregistreerde adres. Bij oprichting is het verplicht om de staat te vermelden waar de statutaire zetel zich zou bevinden. Registeraccountants en bedrijfssecretarissen 2 staan er echter op dat bij de oprichting het adres van het kantoor wordt vermeld.

Zorgen: Er zijn een aantal problemen met deze aanpak. Het verkrijgen van contracten op naam van een nog op te richten bedrijf en het bewerken van alle documenten voor het geval de naam niet wordt goedgekeurd. De statutaire zetel kan binnen 30 dagen aan RoC worden meegedeeld, wat voldoende zou moeten zijn om het papierwerk te verkrijgen

ACTIEF formulier: Enkele maanden geleden kwam het Ministerie van Bedrijfszaken met de ACTIVE-melding die startups verplichtte op afbeeldingen te klikken en een video te sturen om hun bestaan te bevestigen. Dit is om de dreiging van lege vennootschappen te bestrijden. Dat was een eenmalige oefening die alleen van toepassing was op bedrijven die tot kalenderjaar 2017 waren opgericht.

Lenen: De door het Parlement goedgekeurde wijzigingen hebben tot gevolg dat een startende onderneming geen leenbevoegdheden of enige onderneming mag uitoefenen voordat zij het adres van de statutaire zetel deelt.

• Juridische implicaties

Er zijn weinig juridische implicaties verbonden aan een statutaire zetel. De meeste daarvan hebben betrekking op het bijhouden van gegevens op die plaats. Deze hebben betrekking op het ledenregister, de statuten en andere documenten die elk bedrijf geacht wordt bij te houden. Het onderhoud van documenten wordt in aparte paragrafen behandeld. De juridische implicatie van een statutaire zetel is alleen dat deze documenten op die plaats moeten worden bewaard en dat ze tijdens bepaalde uren voor het publiek toegankelijk moeten zijn voor inspectie. Deze uren kunnen via de statuten worden vastgelegd. Ook op briefpapier en wissels moet de onderneming het vestigingsadres vermelden.

Een andere vereiste die niet zo klein is, is dat de entiteit verplicht is de naam van het bedrijf en het geregistreerde adres te schilderen/aan te brengen op de buitenkant van elk kantoor of elke plaats waar het bedrijf wordt uitgeoefend.

• Verf/bevestiging

Het verven of aanbrengen van letters is voor de meeste productie-industrieën geen probleem. Startups die vanuit gedeelde ruimtes werken en vooral vanuit hostelkamers en hun eigen huizen, kunnen echter niet gemakkelijk hieraan voldoen.

Incubators hebben een leuke manier bedacht door de bedrijfsnamen op een ‘Brand Wall’ te zetten waarbij alle startups die een cabine hebben, een naam krijgen in een mooie plaquette die aan de muur wordt gehangen. Naarmate de startup verhuist, wordt de plaquette verwijderd. Hoewel dit het doel van duurzaamheid tenietdoet, is het een leuke manier om eromheen te werken. Voor startups die op flexidesks werken, mogen zij de naam van het bedrijf op die bureaus vermelden. Een interessante vraag is dat startups met gedistribueerde teams, bijvoorbeeld gevestigd in Delhi en twee mensen in Bengaluru, die allemaal vanuit coworking-ruimtes/incubators werken, hetzelfde zouden moeten doen. Dit betekent dat, ook al is een startup mogelijk niet geregistreerd bij een coworking-ruimte, als sommige werknemers daarbuiten zitten, dit zou gelden als een plaats waar de startup zaken doet. In die gevallen (waar) zou de plaquette worden geplaatst en zou deze het adres van de statutaire zetel bevatten?

De andere zorg is dat het in gehuurde woonpanden moeilijk is om de naam buiten het pand te schilderen/aan te brengen. Er rust een stigma op permanentie en commerciële vestigingen als het om huurpanden gaat. Het is geen wonder dat van de vele startups die vanuit woningen of gedeelde ruimtes werken, er maar weinig een oprichting hebben gekregen. Zonder oprichting komen startups niet in aanmerking voor StartupIndia-erkenning, waardoor ze geen verschillende voordelen hebben.